Enjeux du cadrage
Refondre un outil métier ou un système d’information complexe est toujours un défi. Les sujets se multiplient à mesure qu’on les explore, les équipes peinent à se mobiliser, et les outils classiques comme Excel ou PowerPoint montrent rapidement leurs limites.
Résultat : le diagnostic est souvent incomplet, les décisions restent floues et, trop fréquemment, les projets dérapent.
Pour répondre à ces difficultés, Sigma a choisi de s'associer à l'agence de design Sensipode. Ce rapprochement illustre une conviction forte : le design est un levier stratégique, capable de transformer la phase de cadrage en une véritable opportunité de succès.
Les écueils classiques rencontrés
Nombreux sont les DSI qui ont déjà été confrontés à des projets marqués par des retards significatifs, des dépassements budgétaires ou, dans le pire des cas, un rejet pur et simple de l’outil par les utilisateurs.
Ces retards trouvent généralement leur origine dans la mauvaise implication des parties prenantes (services qui ne se parlent pas ou peu, voire qui se perçoivent en concurrence), dans un cadrage initial imprécis : un périmètre fonctionnel mal défini ou insuffisamment arbitré qui conduit à des allers-retours incessants et à des décisions tardives.
Les dérives financières résultent, elles, d’une analyse parfois trop superficielle des besoins, qui oblige l’équipe à engager des itérations coûteuses de rétro-ingénierie lorsque les premières versions ne sont pas acceptées par les métiers.
Quant au rejet d’adoption, il constitue sans doute l’échec le plus critique. Après des mois de conception et de développement parfois complexes, un outil qui se révèle inadapté, incomplet ou mal aligné avec les usages réels engendre du rejet de la part des utilisateurs, transformant ainsi l’investissement initial en perte sèche.
Le rôle du Design dans le cadrage
Face à ces risques, le design apporte une méthodologie structurée et pragmatique. Il propose de séparer le cadrage en deux grands temps : une phase d’analyse et une phase de cadrage proprement dite.
Phase d'analyse
La phase d’analyse vise à comprendre avant d’agir. Elle repose sur quatre domaines d’étude complémentaires.
L'environnement projet
L’environnement est observé afin de comprendre les contraintes législatives, les tendances technologiques comme l’essor de l’intelligence artificielle, mais aussi les évolutions prévisibles à dix ans.
La recherche utilisateur
Les futurs utilisateurs (mais plus globalement les parties prenantes), sont étudiés dans leurs comportements, leurs habitudes et leurs attentes. Des enquêtes de terrain et des entretiens permettent de documenter leurs gestes métiers, leur vocabulaire et leurs besoins réels.
L'écosystème d'outils
Les outils existants sont ensuite cartographiés pour mettre en évidence leurs utilités, leurs limites, les problèmes rencontrés et les dépendances qui structurent l’écosystème du SI.
Les processus métier
Enfin, les processus métiers sont analysés dans leur pertinence, leurs points de blocage et leurs opportunités d’évolution. Cette étape est souvent l’occasion de remettre en question des pratiques obsolètes, figées depuis dix ou quinze ans malgré les transformations organisationnelles et digitales. L’issue de cette phase est une vision exhaustive du contexte et des axes de travail, présentés à un comité de pilotage qui peut arbitrer en connaissance de cause.
Le cadrage en tant que tel
La seconde phase, celle du cadrage, consiste à définir le futur souhaitable.
Futur souhaitable
Elle commence par un atelier de projection, destiné à imaginer les contours du SI cible et à identifier les leviers sur lesquels agir.
Scénarios d'évolution
Différents scénarios d’évolution sont ensuite dessinés, combinant choix de fonctionnalités et révisions de processus. Ces scénarios sont confrontés au comité de pilotage qui arbitre et valide une trajectoire.
Périmètre fonctionnel et technique
Vient alors le moment de préciser le périmètre fonctionnel et technique, en identifiant les briques à développer et celles qui peuvent être écartées.
Roadmap projet
Enfin, une roadmap est construite, découpée en sprints de conception et de développement priorisés, permettant un déploiement progressif de l’outil.
Phase de conception
À l’issue de cette phase de cadrage, s’ouvre alors la phase de conception et le design de l’outil, organisés en sprints. Cette démarche consiste à transformer les orientations validées en parcours concrets, en prototypant rapidement les fonctionnalités clés et en les testant auprès des utilisateurs.
Les ateliers de co-conception, animés avec les métiers et les équipes projet, permettent d’affiner les choix fonctionnels et ergonomiques. Chaque sprint produit ainsi des maquettes interactives ou des prototypes dynamiques qui matérialisent les intentions, facilitent la discussion collective et sécurisent les décisions.
Ce travail en sprints de design, directement articulé avec les futurs sprints de développement, offre deux avantages majeurs : d’une part, il garantit que les fonctionnalités développées répondent précisément aux besoins des utilisateurs, car elles ont été validées en amont par des tests itératifs ; d’autre part, il permet aux équipes de développement de s’appuyer sur des référentiels ergonomiques clairs, réduisant ainsi les ambiguïtés et accélérant la mise en œuvre technique.
Les bénéfices concrets pour le DSI
L’apport du design dans cette phase est multiple. Il permet d’abord d’éviter les fonctionnalités “fantasmées” en partant des besoins réels des utilisateurs, identifiés directement sur le terrain. Il offre ensuite une vision globale et partagée grâce à des cartographies visuelles et à des prototypes, qui facilitent la prise de décision collective et permettent d’embrasser d’un seul regard la complexité d’un périmètre fonctionnel. Il sécurise également le projet en réduisant drastiquement les risques : en validant tôt et progressivement les concepts et les parcours utilisateurs, on évite des retards liés à des allers-retours interminables et des surcoûts dus à des refontes tardives.
Le design renforce aussi l’adhésion des collaborateurs. Parce qu’ils sont impliqués dès le départ et qu’ils testent des maquettes concrètes avant le développement, ils s’approprient naturellement le futur outil. Une application bien pensée demande d’ailleurs peu de formation : les parcours sont cohérents, les libellés explicites, et l’information est hiérarchisée de façon intuitive.
Enfin, le design optimise les processus métiers en profitant de la refonte pour questionner et adapter ce qui ne l’avait pas été depuis des années. Et il facilite la vie des développeurs : grâce à des maquettes validées et testées, ceux-ci disposent de référentiels ergonomiques clairs pour se concentrer sur leur cœur de métier, à savoir produire un code performant et robuste. Cette complémentarité entre designers et développeurs est gage de fluidité et d’efficacité.
En conclusion
Faire entrer le design dans la phase de cadrage n’est pas un coût supplémentaire mais un investissement stratégique. En intégrant Sensipode, Sigma a voulu donner aux DSI les moyens de cadrer leurs projets avec plus de clarté, plus de pertinence et plus de sérénité. Les bénéfices sont tangibles : réduction des risques de retard et de dérive budgétaire, garantie d’adoption par les utilisateurs, optimisation des processus, et meilleure efficacité des équipes techniques.
En définitive, le design apporte aux DSI l’assurance de transformer un moment critique en levier de succès durable pour leurs projets de transformation.